Ressources
Guides et articles sur l'élaboration des emplois du temps universitaires
Conseils pratiques de planification tirés de vingt-trois ans de déploiements dans des universités. Rédigés pour être utiles que vous deveniez client ou non — plusieurs d'entre eux vous aideront à évaluer plus efficacement nos concurrents.
Guides
Des textes plus longs couvrant un sujet entier à partir des principes de base.
- Comment construire un emploi du temps universitaireLe processus, dans l'ordre où il se déroule réellement, avec les parties qui prennent le plus de temps signalées honnêtement. Écrit pour les services de la scolarité et les responsables des emplois du temps plutôt que pour des informaticiens.
- Contraintes strictes et contraintes souples, avec des exemples concretsLa distinction semble théorique jusqu'au jour où vous passez une semaine à contourner vos propres règles parce que vous les avez toutes déclarées inviolables.
- Comment fonctionne réellement la génération automatiqueSans le discours commercial. Ce que fait le moteur, pourquoi le problème est difficile, et pourquoi la qualité de vos contraintes compte plus que l'ingéniosité de l'algorithme.
- Que demander dans un appel d'offres de planification d'emploi du tempsLa plupart des appels d'offres de planification posent des questions exhaustives sur les fonctionnalités et presque aucune sur ce qui détermine le succès de la mise en œuvre. Voici une liste de contrôle qui couvre les deux.
- Quatre façons de publier un emploi du temps, et à qui chacune s'adresseUn lien, une intégration, un abonnement de calendrier ou une application — à quoi chacun sert le mieux, et pourquoi publier n'est pas notifier.
- Piloter Wise Timetable au clavierLes raccourcis qui transforment trois interactions en une, plusieurs centaines de fois par semaine — et la recherche à la frappe qui fonctionne dans chaque liste.
- Changer de système de planification : ce qui doit réellement être transféréCe qui se transfère, ce qu'il faut reconstruire, ce qui casse discrètement hors du logiciel, et un calendrier réaliste. Rédigé pour être utile quel que soit le système vers lequel vous migrez.
- Combien de temps pour mettre un emploi du temps en serviceCe qui prend des jours, ce qui prend des semaines, quelle étape domine réellement le calendrier, et pourquoi la deuxième année est beaucoup plus courte que la première.
- Syllabus Plus, terme à termeScientia a construit un vocabulaire que personne d'autre n'utilise, et un établissement qui exploite Enterprise Timetabler depuis quinze ans pense dans ce vocabulaire. Cette page le traduit, afin qu'une évaluation porte sur le logiciel plutôt que sur les mots.
- Untis, module par moduleUntis est le logiciel de planification le plus répandu en Europe germanophone et il a été conçu autour de l'emploi du temps scolaire. La plus grande partie correspond directement ; une partie non, et c'est cette partie qui pousse les universités à regarder ailleurs.
- CELCAT, module par moduleCELCAT et Wise Timetable reposent sur les mêmes conventions académiques britanniques et une grande partie du vocabulaire est déjà commune — sans conflit, contraintes, ressources, registres. Cette page traite de ce qui ne l'est pas.
- TimeEdit, module par moduleTimeEdit nomme ses modules en un seul mot et les établissements nordiques les préfixent — TE Core, TE Reserve, TE Viewer. Cette page indique comment chacun s'appelle ici, et dit franchement quels sont les trois qui demandent plus qu'un mot.
- L'administration web et le planificateur de bureauSi vous avez besoin du programme de bureau, ce qui change quand les deux sont utilisés, et le paramètre unique qui décide lequel des deux possède vos données.
- L'édition école et l'édition universitéCe que change l'édition pour établissements scolaires, pourquoi une journée scolaire se construit par paires de lignes, ce qu'est devenue la branche, et la règle unique qui garde d'accord un navigateur et un poste de bureau scolaire.
- Des cours qui ont besoin de plusieurs salles à la foisUn nombre sur le cours indique au générateur qu'un cours a besoin de salles supplémentaires. Comment il les choisit, ce que vous voyez ensuite, et que faire quand il en manque une.
- Générer un emploi du temps scolaire : le générateur, le résolveur de trous et la boucle d'améliorationLes trois étapes d'une exécution, la poignée de paramètres qu'un établissement doit décider, combien de temps laisser travailler le solveur, et que changer quand les chiffres cessent de bouger.
- Préparer un établissement à la génération de l'emploi du temps : les données, les erreurs et les cinq décisionsLa liste de contrôle en huit points, les erreurs de données qui coûtent une génération, les cinq questions à trancher sur papier et le paramètre en lequel chacune se traduit.
- Salles mères, et changement de la salle d'un coursComment configurer un espace composé de salles plus petites, ce qu'un cours qui s'y tient fait aux parties, et où changer la salle d'un cours pour une semaine ou pour tout le semestre.
- Marquer les réservations et les purgerMarquez les réservations qui vont ensemble et supprimez-les, ou tout le reste, d'un coup — et laissez les réservations ponctuelles se supprimer le lendemain de leur fin.
- Voir ce que d'autres facultés ont réservéLes cours et réservations des autres facultés sur les enseignants et salles que vous partagez, dans votre propre emploi du temps : configuré une fois, relu à chaque publication.
- Se connecter avec MicrosoftLe personnel se connecte avec le compte Microsoft 365 que l'établissement lui a déjà donné : les étapes, la configuration unique demandée par Microsoft, et ce que signifie chaque message.
- Configurer la connexion MicrosoftAuthentification unique Microsoft Entra ID pour tout un établissement : l'approbation unique, les deux paramètres, ce que Wise Timetable demande à Microsoft et ce qu'il vérifie à chaque connexion.
- Planifier les rotations cliniques pour toute une annéeSpécialités, services et leur capacité, les semaines à écarter, les contrôles par rapport aux cours, et la transmission du plan à l'emploi du temps — dans l'ordre qui fonctionne.
- Gérer l'inscription aux examens dans l'emploi du tempsÉchéances, une date par cours, les règles propres au dossier étudiant, salles surchargées, dérogations motivées, et la liste de l'examinateur — l'inscription là où le SIS ne la gère pas.
Exploitation
Diriger un service des emplois du temps : migration, conflits, taux d'occupation et charge de travail.
- Passer d’Excel à la planification automatiséeLes tableurs ne sont pas une façon stupide de construire un emploi du temps. C'est une méthode qui cesse de fonctionner à une taille prévisible, pour des raisons qu'il vaut la peine de comprendre avant de les remplacer.
- Détecter et résoudre les conflits d'emploi du tempsLa plupart des établissements vérifient les doubles réservations de salles et s'arrêtent là. Les conflits qui causent de vrais dégâts sont ceux qu'une vérification au niveau des salles ne voit pas.
- Améliorer le taux d’occupation des sallesLes locaux d'enseignement sont l'une des deux ressources les plus coûteuses que contrôle une université, et c'est l'emploi du temps qui détermine dans quelle mesure ils sont bien utilisés. La plupart des établissements ne l'ont jamais mesuré.
- Équilibrer la charge de travail des enseignantsChaque département a la même discussion chaque année, et elle porte rarement sur le nombre total d'heures.
- Construire un calendrier d’examensLa planification des examens n'est pas la planification des enseignements avec d'autres intitulés. L'unité d'analyse passe du groupe à l'étudiant individuel, et tout en découle.
- Intégrer votre emploi du temps à votre SISL'intégration avec un système externe peu familier est la raison la plus courante pour laquelle une mise en œuvre de planification prend du retard. C'est aussi la plus évitable, si elle est cadrée honnêtement dès le départ.
- Ce qu'un emploi du temps révèle sur les personnesUn emploi du temps est une donnée personnelle sur le personnel et les étudiants. Ce qu'il divulgue, quelles parties sont plus sensibles qu'il n'y paraît, et les contrôles d'accès à exiger avant de le publier.
- Couvrir une absence sans casser l'emploi du tempsQuatre façons de gérer un enseignant qui ne peut pas enseigner, qui doit être informé, et pourquoi consigner qui a remplacé qui compte plus que le changement lui-même.
- Un glossaire des termes de planification d'emploi du tempsLa même chose, quatre mots différents. La planification académique n'a pas de vocabulaire commun : un responsable britannique des emplois du temps et un registraire américain décrivent le même après-midi avec des mots qui se recoupent à peine, et certains de ces mots signifient le contraire de l'autre côté.
- Le cycle annuel de l'emploi du tempsDe la reconduction à la publication. Les Américains l'appellent la construction du calendrier (schedule build), les Britanniques la reconduction (rollover) et les Australiens l'élaboration de l'emploi du temps — ce sont les mêmes neuf mois, et le logiciel n'en occupe qu'une part étonnamment réduite.
- Surveillance et placement des examensQui est réellement dans la salle. Un calendrier d'examens qui dit quand et où n'est que la moitié d'un calendrier d'examens ; l'autre moitié, c'est qui surveille, combien ils sont, et à quel bureau chaque candidat est assis.
- Enquêtes d'utilisation des locauxFréquence, occupation, et le chiffre que personne n'aime. Une enquête produit presque toujours le même résultat, et ce n'est presque jamais celui que l'établissement attendait : les salles sont occupées et les places sont vides.
Se connecter à vos systèmes
Votre système de dossiers étudiants sait qui sont les étudiants et ce qu'ils suivent. Un emploi du temps décide quand et où. Ces quatre textes portent sur la frontière entre ces deux phrases, dans les noms d'enregistrements que chaque système utilise réellement.
- Planifier avec SITSSITS sait qui sont les étudiants et ce qu'ils suivent. Un emploi du temps décide quand et où. Cette page porte sur la frontière entre ces deux phrases, dans les noms d'enregistrements que votre équipe SITS utilise réellement.
- Planification de l'emploi du temps avec BannerBanner construit l'horaire autour de la section et du CRN. Un système d'emploi du temps le construit autour de la salle et de la semaine. Cette page met les deux en correspondance, champ par champ, dans les noms de formulaires qu'utilise le bureau de votre registraire.
- Planification de l'emploi du temps avec Workday StudentWorkday scinde le cours en trois objets là où la plupart des systèmes n'en ont qu'un, et cette scission tombe exactement là où une frontière de planification doit se trouver. Cette page en parle, dans les noms d'objets propres à Workday.
- Mettre l'emploi du temps dans votre environnement numérique d'apprentissageLes étudiants ne visitent pas un système d'emploi du temps. Ils vivent dans l'environnement d'apprentissage virtuel (VLE) et dans leur calendrier, et l'emploi du temps doit y parvenir. Cette page présente les deux mécanismes qui le permettent, et le plugin que nous ne publions pas.
- Planification de l'emploi du temps avec PeopleSoftCampus Solutions garde le catalogue et l'horaire sur deux couches et les relie par l'Associated Class. Ce lien est ce qu'il y a de plus utile sur cette page, car il indique quelles sections doivent être planifiées comme un ensemble.
- Planification de l'emploi du temps avec Ellucian ColleagueColleague est piloté par des mnémoniques de formulaires de quatre lettres, et ceux qui y travaillent les parlent. Personne ne dit “le formulaire des sections” ; on dit SECT. Cette page est écrite avec ces mnémoniques, car c'est ainsi que sonnera la conversation.
- Planification de l'emploi du temps avec CallistaLes établissements australiens séparent l'inscription à une unité du choix des classes que l'on suit. Presque toutes les erreurs de planification commises par quelqu'un qui a appris le métier en Grande-Bretagne viennent du fait de traiter cela comme une seule étape.
- L'emploi du temps aux côtés d'UNIT-eLa formation continue et professionnelle n'est pas une université en plus petit. Elle compte des apprenants plutôt que des étudiants, elle est financée sur la base d'une déclaration et non des seuls frais de scolarité, et son emploi du temps porte un registre dont dépend l'argent. Cette page porte sur cette différence.
Notes sur les fonctionnalités
Textes plus courts sur des capacités précises, développés à partir de nos lettres d'information aux clients. Les utilisateurs existants y découvrent souvent des fonctionnalités qu'ils ne savaient pas avoir.
- Emplois du temps sur l'affichage dynamique du campusDes écrans qui affichent l'emploi du temps d'hier sont pires que pas d'écrans, car les gens cessent de leur faire confiance puis les ignorent le jour où cela compte.
- Relier les cours en ligne à l'emploi du tempsLorsque l'enseignement est en ligne ou hybride, l'emploi du temps est l'endroit naturel pour conserver le lien de la réunion — et le mauvais endroit est un email envoyé la première semaine.
- Regrouper des groupes d'étudiants pour un même coursFusionner des cohortes est courant. C'est le dimensionnement de la salle pour une cohorte fusionnée qui pose généralement problème.
- Rapports d’emploi du temps pour la direction de l’universitéL’emploi du temps est un jeu de données sur la façon dont votre établissement utilise le temps du personnel et la surface au sol. La plupart des établissements le construisent, le publient, et ne lui posent jamais une question.
- Touches de fonction et changement rapide de vueUn petit détail que les administrateurs expérimentés utilisent constamment et que les nouveaux ne découvrent généralement jamais.
- Générer un emploi du temps par étudiantUn groupe est une approximation commode, et c'est là où elle cesse d'être vraie que naissent les réclamations.
- Numéros de semaine, et pourquoi ceux du calendrier sont les mauvaisUn numéro de semaine d'enseignement n'est pas la semaine civile ISO. Ce que signifie la semaine 1, pourquoi certains établissements aboutissent à des nombres négatifs, et ce qui se casse quand un logiciel calcule le numéro au lieu de le lire.
- Ce qu'est réellement une réservation de salle récurrentePourquoi une réservation récurrente peut en devenir plusieurs, ce que signifient réellement les motifs bimensuels et mensuels, et pourquoi un contrôle de conflits doit voir plus que ce que montre l'emploi du temps public.
- Envoyer par e-mail les emplois du temps hebdomadaires aux enseignantsUne lettre par enseignant, avec sa propre semaine en pièce jointe, dans sa propre langue — rédigée et planifiée par l'établissement lui-même.
- Transformer un emploi du temps en rapport de paiementChaque enseignant sous son propre contrat, des taux qui diffèrent selon le type d'enseignement, et le rapport qui transforme un semestre d'emploi du temps en chiffres exploitables par un service comptable.
Proposer un sujet
Cette collection naît des questions que les établissements nous posent réellement. Si vous souhaitiez lire ici quelque chose que vous n'avez pas trouvé, écrivez à info_wise@wise-t.com et nous l'envisagerons pour un futur article.
Pour les questions sur le produit en particulier, la FAQ et la documentation peuvent être une voie plus rapide.
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