Aménagements
L’aménagement, jamais le diagnostic : temps supplémentaire, salle séparée, contact avec l’examinateur.
Services aux étudiants
Demandes et décisions
Un étudiant demande quelque chose — s’inscrire sans avoir rempli toutes les obligations, interrompre une année, faire reconnaître un examen réussi ailleurs — et l’établissement répond par une décision. La demande est déposée en ligne avec ses pièces jointes, et la décision numérotée revient sous forme de PDF.
- Types de demandes, champs et frais propres à l’établissement
- Un statut qui dit à qui revient la main
- Une décision numérotée avec un code de vérification
Ce qu’il fait
- Les types de demandes sont ceux de l’établissement. Chacun a ses propres champs (une matière, une date d’examen, un titre de mémoire), les pièces jointes requises, des frais s’il y en a, la personne qui décide — le service ou une commission — et le nombre de jours dont dispose l’établissement pour statuer.
- Pièces jointes téléversées dans la demande : PDF, JPG, PNG ou Word, jusqu’à 24 Mo par fichier ; la photo d’un justificatif prise au téléphone n’a donc pas besoin d’être réduite. Un fichier est accepté pour ce qu’il est, non pour son nom.
- Des statuts qui disent à qui revient la main. Déposée, en cours d’examen, en attente de l’étudiant (avec la question du service, mot pour mot), approuvée ou rejetée. L’étudiant peut modifier une demande, ajouter des fichiers ou la retirer tant que le service ne l’a pas prise en examen.
- Une décision numérotée, émise en PDF à partir des modèles du type, avec sa base juridique, ses voies de recours et un code de vérification. L’émission prend le numéro suivant et clôt la demande ; l’étudiant voit aussitôt la décision.
- Les demandes qui arrivent encore sur papier sont saisies par le service au nom de l’étudiant, comme une demande du même type, comptée à partir du jour où le papier est arrivé.
- Des réponses rapides pour les réponses données dix fois par jour : un clic envoie la phrase à l’étudiant.
- Des frais, lorsque le type en prévoit, sont facturés par le module finance d’après sa grille tarifaire — au dépôt de la demande ou à son approbation.
Le déroulement d’une demande
L’étudiant la dépose
Sur le portail étudiant, parmi les types de l’établissement regroupés comme les étudiants les cherchent. Un champ obligatoire vide ou une pièce jointe manquante est signalé, non refusé.
Le service la prend en examen
À partir de là, l’étudiant ne peut plus la modifier. La liste place les plus anciennes en premier, avec les jours d’attente par rapport au délai cible du type, et une demande en retard est signalée dans la file de travail.
Le service pose une question s’il manque quelque chose
La demande attend alors l’étudiant, qui lit la question du service, ajoute ce qui a été demandé et la renvoie. Elle revient d’elle-même dans la file.
La décision est émise
Approuvée ou rejetée, à partir du modèle du type, dans la langue choisie pour la demande parmi les langues de documents de l’établissement. Une partie du modèle encore à compléter, ou une date future, donne lieu à une question avant que le numéro soit pris.
Ce qui suit découle de la décision
Une demande de reconnaissance approuvée apparaît dans l’audit de cursus de l’étudiant, où le service inscrit la matière reconnue avec le numéro de la décision. Une demande d’aménagement approuvée permet au service d’ajouter l’aménagement qui y est lié.
Règles et droits
Le service décide ; rien n’est perdu ni réécrit en silence en chemin.
- Une demande tranchée ne se modifie qu’en la rouvrant, avec un motif, et sa décision est alors annulée.
- Chaque étape est consignée — de quel statut à quel statut, par qui, quand, avec la note — et la page de l’étudiant montre les étapes qui lui sont destinées.
- Seul est refusé ce que les données ne peuvent pas contenir : un fichier qui n’est ni PDF, ni JPG, ni PNG, ni Word, un fichier trop volumineux, un étudiant qui modifie une demande que le service a déjà en main.
- Les étudiants ne voient que leurs propres demandes. Côté étudiant, une demande et ses fichiers sont adressés par une référence aléatoire ; changer un caractère dans une adresse ne mène à rien.
- Dans la langue de l’établissement. Les types et les textes de décision existent dans la langue des documents de l’établissement ; un texte livré que personne n’a encore relu à l’établissement est marqué « à relire avant utilisation », et émettre une décision avec ce texte demande d’abord confirmation.
- En ligne ou au guichet. Un établissement peut laisser les étudiants déposer leurs demandes en ligne, ou leur indiquer où les apporter ; un type donné peut aussi être réservé au service.
Une commission décide sur sa propre page
- Le service transmet une demande à la commission ; un sujet de mémoire y arrive de lui-même.
- Les membres lisent ce que le service a préparé et votent ; la présidence consigne la décision — la même décision numérotée et le même PDF, au nom de la commission.
- Le service peut toujours décider lui-même, en voyant les votes des membres.
- Les enseignants la trouvent sur leurs pages d’enseignant, les utilisateurs du service dans Wise Ed ; chaque membre est averti.
À savoir
La décision porte le nom de la commission, non la signature électronique de chaque membre, et chaque point est voté séparément, sans procès-verbal ni ordre du jour. Une commission statue sur chaque type de demande, et une seule sur tous les sujets de mémoire. Un membre sans fiche d’enseignant dans l’établissement donne son avis par l’intermédiaire du service.
Questions sur les demandes et les décisions
Un étudiant peut-il encore déposer une demande sur papier ?
Oui. Le service la saisit au nom de l’étudiant comme une demande du même type, datée du jour où le papier est arrivé, et y joint les documents numérisés. Elle suit ensuite le cours normal.
Que faire si une décision était erronée ?
Le service rouvre la demande en indiquant un motif. La décision est annulée — elle reste consignée comme annulée, avec l’auteur et le motif —, son numéro n’est jamais réutilisé, et la nouvelle décision prend le suivant.
Sommes-nous obligés d’utiliser les types de demandes fournis avec Wise Ed ?
Non. C’est une liste de départ. Chaque type, avec ses champs, ses pièces jointes, ses frais, son délai cible et ses modèles, peut être modifié par l’établissement, qui ajoute les siens.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Finances
Grille tarifaire, échéances, factures avec code QR de paiement, paiements et qui doit quoi.
Audit de cursus
Chaque étudiant face à ce que le diplôme exige, avec un scénario « et si » et un rapport vérifiable.
Portail étudiant
« Mes études » sur un téléphone : la suite, la progression, les factures, les documents, les demandes.
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