Examens et notes
Relevés d’examen, saisie des notes en ligne, règles qui disent pourquoi, validation et relevé de notes.
Déclarations et connexions
Indicateurs
Les chiffres que demande la direction, comptés à partir des dossiers que la scolarité tient déjà. Chaque nombre ouvre la liste qui le sous-tend — les étudiants, factures ou demandes qu’il compte — de sorte qu’un chiffre n’est jamais une affirmation que personne ne peut vérifier.
- Une vue d’ensemble pour la direction, un chiffre par domaine
- Chaque chiffre ouvre sa liste
- Alerte précoce avec les raisons en toutes lettres
- Les seuils sont ceux de l’établissement
La vue d’ensemble pour la direction
Analyses s’ouvre sur une page avec un chiffre clé par domaine, chacun menant à son rapport — un doyen voit ainsi d’un coup d’œil où regarder.
- Les domaines : les demandes de ce mois et combien sont devenues des candidatures, les étudiants actifs et ceux inscrits pour la première fois, les frais impayés et en retard, les dossiers d’examen en retard, les étudiants à risque, le risque d’absentéisme, les demandes en attente, et les enseignants dont les heures déclarées s’écartent de l’emploi du temps.
- Chaque chiffre est le chiffre d’un autre rapport, compté de la même façon et ouvrant la même liste — les « 7 dossiers en retard » de la vue d’ensemble ouvrent les mêmes sept dossiers que le rapport sur les examens.
- Un lecteur voit les domaines que son rôle ouvre. Un assistant du doyen ayant Analyses et Étudiants voit les étudiants et non l’argent ; un module que l’établissement n’a pas fait disparaître son domaine.
Les rapports
Onze rapports, un onglet chacun, avec les mêmes filtres pour tous.
- Inscriptions : les étudiants de l’année par formation, année d’études, mode et type d’inscription, et l’évolution au fil des années.
- Demandes : chaque prospect de la première demande à l’inscription, en passant par le contact, la candidature et l’acceptation — par source, campagne et conseiller, avec le coût par étudiant inscrit lorsque le coût d’une campagne a été saisi, et les demandes ouvertes que personne n’a contactées depuis trop longtemps.
- Admission : le parcours de chaque appel, de la candidature à l’examen du dossier, l’acceptation et l’inscription.
- Traitement des examens : par session d’examens, chaque date d’examen et son dossier — inscriptions closes, dossier ouvert, combien d’inscrits ont un résultat, validé ou non, jours écoulés depuis l’examen, et lesquels sont en retard selon les règles propres de l’établissement.
- Charge de travail : heures prévues dans l’emploi du temps par rapport aux heures déclarées dans les rapports de travail, par enseignant et par département ou formation, avec les matières, les étudiants et les dossiers d’examen en attente de chacun ; un enseignant est signalé lorsque les deux diffèrent de plus de la part fixée par l’établissement.
- Examens : taux de réussite et répartition des notes, par matière et date d’examen, avec les matières aux taux de réussite les plus bas.
- Progression : par cohorte — qui a poursuivi, redoublé, quitté ou obtenu son diplôme, et en combien de temps.
- Finances : facturé et payé, créances selon la durée du retard, et paiements qui ne correspondent à aucune facture.
- Demandes : combien attendent, depuis combien de temps, et lesquelles sont en retard.
- Alerte précoce : les étudiants à risque, chacun avec les raisons en toutes lettres.
- Indicateurs de qualité : progression, taux de réussite aux examens, achèvement dans la durée nominale plus un an, durée moyenne jusqu’à l’achèvement et étudiants par enseignant — avec la méthode de chacun sous le tableau.
Un chiffre est le décompte d’une liste
- Explorer depuis n’importe quel nombre jusqu’aux lignes qui le sous-tendent, chacune ouvrant l’étudiant, la facture, le dossier d’examen ou la demande dans l’application de la scolarité.
- Le chiffre et sa liste ne peuvent pas se contredire : les deux sont lus par la même requête.
- Filtres : année universitaire, formation, année d’études, mode d’études — et campus, seulement dans un établissement qui en compte plusieurs. Un filtre qu’un rapport ne peut pas appliquer est nommé, non écarté en silence.
- Graphiques à côté des tableaux, en clair et en sombre.
- Chiffres clés sur la page d’accueil de la scolarité, chacun ouvrant son rapport.
- Un module que l’établissement n’a pas donne un rapport qui le dit, jamais une erreur.
Alerte précoce, selon les seuils de l’établissement
Un étudiant est signalé pour une raison que la scolarité peut lire et sur laquelle elle peut agir, et chaque seuil est un réglage.
- Peu de crédits : moins que la part des crédits attendus à ce jour fixée par l’établissement — seulement une fois qu’une part suffisante de l’année universitaire est écoulée, et par défaut seulement à partir du deuxième semestre d’études, afin que personne ne soit averti avant sa première session d’examens.
- Nombreux échecs dans l’année, à partir du nombre que fixe l’établissement.
- Dette : une facture en retard de plus du nombre de jours fixé par l’établissement, au-dessus du montant qu’il fixe.
- La liste est ordonnée selon le nombre de raisons d’un étudiant, de sorte que la scolarité commence là où c’est le plus important.
Pas encore
- Les rapports conçus par l’établissement ne sont pas prévus : Analyses propose la vue d’ensemble et les onze rapports ci-dessus, avec les filtres et les seuils de l’établissement.
- Formulaires officiels. Les indicateurs de qualité sont calculés à partir des dossiers dans le style que demande l’agence nationale de la qualité dans une auto-évaluation — et non un formulaire officiel de l’agence.
Questions sur Analyses
D’où viennent les chiffres ?
Des dossiers des autres modules — inscriptions, candidatures, résultats d’examens, factures, demandes. Analyses ne fait que compter ; rien n’y est saisi.
Peut-on voir qui se cache derrière un chiffre ?
Oui. Cliquez sur n’importe quel chiffre et s’ouvre la liste des étudiants, factures ou demandes qu’il compte, paginée, chaque ligne menant à son dossier.
L’alerte précoce prévient-elle l’étudiant ?
Analyses montre à la scolarité qui est à risque et pourquoi. Contacter l’étudiant est une décision de la scolarité, par les messages.
Et si nous n’utilisons pas tous les modules ?
Un rapport dont l’établissement n’a pas le module le dit, et les autres rapports fonctionnent comme d’habitude. Un établissement sans finances n’a tout simplement pas de chiffres de finances.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Finances
Grille tarifaire, échéances, factures avec code QR de paiement, paiements et qui doit quoi.
Demandes d’information et campagnes
Le formulaire web de demande, les visites au guichet, les campagnes et les conseillers d’admission avec leurs relances.
Admission et inscription
Appels à candidatures, candidatures, classement, formulaire d’inscription en ligne et attestations.
Audit de cursus
Chaque étudiant face à ce que le diplôme exige, avec un scénario « et si » et un rapport vérifiable.
Travail des enseignants
Le mois de chaque enseignant tiré de l’emploi du temps, vérifié, approuvé et payé.
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