Guides
Guide des administrateurs
Les paramètres au bas du menu de la scolarité : à régler une fois, à lire rarement. La plupart ne sont ouverts qu’aux personnes de la liste configAdmin de l’établissement, établie par Wise Technologies ; les autres peuvent être donnés à un rôle. Chaque modification ici est conservée dans l’historique de l’écran.
- Désactiver un module ne supprime rien
- Les rôles sont désactivés jusqu’à l’enregistrement du premier
- Une clé API par système, avec seulement ce dont il a besoin
Avant de commencer
Il n’existe pas encore de guide PDF distinct pour les administrateurs. Les trois derniers chapitres du guide de la scolarité (PDF) — pays et langues des documents, rôles et listes de codes — sont écrits pour les personnes qui configurent Wise Ed.
Activer et désactiver des modules
Ouvrir Modules
Tous les modules de Wise Ed et les modules étudiants du timetable, regroupés, chacun avec qui le remarque, avec quoi il va et qui l’a activé en dernier. Seules les personnes configAdmin voient cet écran.
Lire ce qui va avec
Un module qui en exige un autre active aussi celui-ci, après confirmation ; désactiver un module dont d’autres ont besoin les désactive aussi, après confirmation.
Basculer, avec un motif
Écrivez quelques mots sous Pourquoi, pour le journal, et appuyez sur l’interrupteur. Désactivé masque le module pour la scolarité, les enseignants et les étudiants, et ne supprime rien.
Régler ses règles
Ses paramètres ouvre l’écran des règles propres au module.
Construire des rôles
Un établissement commence avec les rôles désactivés : chaque utilisateur de la scolarité voit chaque écran. Enregistrer le premier rôle active les rôles, et l’écran indique d’abord combien d’utilisateurs de la scolarité ne verraient plus que la vue d’ensemble.
Nouveau rôle
Ouvrez Rôles et appuyez sur Nouveau rôle. Nommez-le d’après le travail auquel il sert, par exemple « Scolarité - finances », avec une Note indiquant à qui il est destiné.
Ouvrir les éléments de menu
Sous Ce que le rôle ouvre, choisissez Non, Consultation ou Consultation et modification pour chaque élément de menu ; Section entière règle une section d’un coup. Là où l’établissement a plusieurs campus, limitez le rôle à certains d’entre eux.
Enregistrer le rôle
Appuyez sur Enregistrer le rôle.
Le donner à des personnes
Sous Personnes de ce rôle, cherchez un nom, un e-mail ou un code et appuyez sur Ajouter. Les rôles s’additionnent : « modification » dans l’un l’emporte sur « consultation » dans un autre, et une modification s’applique aussitôt.
Configurer les campus
Ajouter un campus
Ouvrez Campus et appuyez sur Nouveau campus : son code, son nom et sa ville. Avec deux campus ou plus, chaque écran montre où un étudiant étudie et les documents nomment le campus comme lieu d’émission.
Marquer le principal
Le campus principal est le siège de l’établissement ; les inscriptions non encore placées comptent pour lui.
Placer les inscriptions
Placer les inscriptions définit le campus de nombreuses inscriptions à la fois, avec un aperçu au préalable.
Limiter les rôles
Dans Rôles, un rôle peut alors être limité à ses campus.
Ajuster une liste de codes
Ouvrir Toutes les listes de codes
Une carte par liste — l’échelle de notes, les types de programme, les modes d’études, les types d’inscription et d’autres — avec le nombre de valeurs et le nombre de fiches qui les portent.
Changer les mots
Chaque valeur a son code, ses mots dans chaque langue des documents, sa signification pour les règles, son caractère proposé ou non, et son ordre. Un code n’est jamais renommé : ajoutez une nouvelle valeur et désactivez l’ancienne.
Répondre aux questions
Désactiver une valeur portée par des fiches est d’abord demandé, avec le nombre ; les fiches la conservent. Seule une valeur que nulle fiche ne porte est supprimée.
Enregistrer la liste
Une liste marquée À revoir avant usage perd la marque une fois enregistrée.
Choisir les langues des documents
Ouvrir Pays et langues
Le pays est défini par Wise Technologies et détermine le numéro d’identification national, les déclarations, le bordereau de paiement, la devise et l’échelle de notes de départ. Pour le changer, écrivez à Wise Technologies.
Langue principale
Les décisions, certificats, courriers et factures sont émis dans cette langue, sauf si quelqu’un en choisit une autre.
Deuxième langue
La langue qu’ajoute un document bilingue ; le Supplément au diplôme la porte sur chaque ligne, généralement l’anglais.
Autres langues, puis Enregistrer
Cochez les langues dans lesquelles un document monolingue peut aussi être émis. Une langue dont personne n’a relu les textes est autorisée ; ses textes commencent en anglais jusqu’à ce que l’établissement les rédige.
Créer une clé API
Tant que les rôles ne sont pas activés, seules les personnes configAdmin voient les clés API. La documentation pour le développeur du système est fournie avec la clé.
Nouvelle clé
Ouvrez Clés API et appuyez sur Nouvelle clé. Nommez-la d’après le système qui l’utilise ; ses appels sont consignés sous ce nom.
Ne cocher que le nécessaire
Lecture et modification sont séparées — un ERP qui comptabilise des factures les lit et ne modifie pas les étudiants. Écrire les notes est destiné à un système auquel l’établissement confie les notes, tel que son LMS.
Fixer les limites
Les adresses depuis lesquelles elle peut être utilisée, Valable jusqu’au, appels par minute, et les campus dont elle voit les étudiants.
Créer la clé, et la révoquer plus tard
Appuyez sur Créer la clé. Révoquez-la lorsque le système n’est plus utilisé.
Connecter Zapier ou un webhook
Décider de ce qui peut sortir
Dans Applications et webhooks, sous Ce qui peut sortir de Wise Ed, n’activez que les données personnelles dont les événements ont besoin : e-mail et téléphone, adresse du domicile, naissance, numéro d’identification national, réponses aux demandes, lignes de facture. Les dossiers de santé, d’aménagements et d’accompagnement ne sortent jamais.
Connecter Zapier
Ouvrez Zapier, créez un Zap, cherchez l’application « Wise Ed », connectez-vous avec votre compte Wise Ed et appuyez sur Autoriser. Tant que l’application est privée, Wise Technologies envoie le lien d’invitation.
Ou créer un webhook
Nouveau webhook envoie les événements que vous cochez à une adresse https qui vous appartient — Make, n8n, Power Automate ou un serveur de l’établissement — chaque envoi étant signé avec le secret du webhook.
Surveiller les envois
Envois liste chaque événement envoyé, du plus récent au plus ancien, avec son état : En attente, Envoyé, Échec ou Non envoyé.
Faire un export complet
Ouvrir Export complet
Sous l’intitulé propre à l’établissement dans le menu ; c’est un droit à part dans les rôles, et aucun interrupteur de module ne le masque.
Préparer l’export complet
Cela prend quelques minutes ; vous pouvez quitter l’écran. Le fichier apparaît en dessous quand il est prêt et est conservé 7 jours.
Télécharger et vérifier
Un ZIP : un CSV par table, les fichiers réels, README.txt, format.html et schema.json, et SHA256SUMS.txt pour prouver qu’aucun fichier n’a été modifié. Les mots de passe et les clés ne sont pas inclus.
Configurer les conseillers d’admission
Donner aux personnes le rôle prêt à l’emploi
Rôles, le rôle prêt à l’emploi Conseiller d’admission, ajoutez les personnes. Dans un établissement sans rôles, l’écran demande d’abord, car les rôles s’activent alors. Tout autre rôle peut aussi porter la case conseiller.
Choisir qui reçoit une nouvelle demande
Relations, Paramètres, la boîte des admissions : désactivée, à tour de rôle, ou à tour de rôle par programme — puis cochez les programmes de chaque conseiller.
La liste du matin
Activez la liste quotidienne des relances et choisissez son heure ; Montrer ce qu’elle dirait maintenant en donne un aperçu.
Activer le formulaire de demande
Ouvrir Formulaire de demande
Sous Relations. Choisissez les champs — obligatoire, facultatif ou non demandé — rédigez vos textes et collez le lien vers votre notice de confidentialité.
Nommer les sites web
Sites web autorisés à afficher le formulaire : un par ligne. Laissé vide, n’importe quel site web peut l’afficher, et l’écran le dit.
L’activer
Cochez Recevoir les demandes par le formulaire et enregistrez. L’aperçu fonctionne avant comme après.
Décider ce que les enseignants peuvent faire avec leurs étudiants
Ouvrir les paramètres des enseignants
Libre-service des enseignants, Paramètres, la section sur les étudiants et la présence.
Deux interrupteurs
Si les enseignants peuvent télécharger la liste des étudiants d’une matière, et s’ils peuvent faire l’appel à la main sans le code QR. Chaque téléchargement est consigné.
Questions des administrateurs
Qui figure sur la liste configAdmin ?
Les personnes que Wise Technologies désigne lorsque Wise Ed est activé pour l’établissement. Elles voient toujours tous les écrans et gèrent les rôles et les modules ; pour changer la liste, écrivez à Wise Technologies.
Qui peut ouvrir Wise Ed ?
Toute personne dont la fiche d’enseignant dans le timetable porte la case Administrateur. Sans elle, un rôle ne change rien.
Pour aller plus loin
- Pour l’informatique et les administrateursRôles, connexion, intégrations, journaux et un export qui ne demande l’aide de personne.
- AdministrationActivation des modules, rôles par entrée de menu, listes de codes, campus et langues.
- IntégrationsAPI publique, Zapier, webhooks, Moodle et LTI, connexion Microsoft, comptabilité.
Voir Wise Ed sur votre propre établissement
Réservez une présentation en ligne. Nous passerons en revue le fonctionnement actuel de votre scolarité et vous montrerons la même tâche dans Wise Ed — avec vos programmes, et non un jeu de données de démonstration.